ExpendiaSmart: cos’è e come funziona

ExpendiaSmart e la ExpendiaSmart Drive sono alcuni tra i prodotti e servizi che la società Edenred (tramite il comparto denominato Fleet and Mobility Solutions) ha dedicato al settore business, per rendere più semplice la gestione delle spese aziendali. Entrambe le ExpendiaSmart sono infatti non solo delle carte Mastercard, ma una serie di servizi associati alle carte prepagate omonime, gestiti ‘in toto’ da una piattaforma accessibile da chi si occupa della contabilità e controllo delle spese.

Quando si effettuano gli acquisti con la carta, le note spese (e/o schede carburante) relative vengono automaticamente compilate dalla piattaforma che è di tipo web based e quindi accessibile con qualsiasi sistema operativo.

Come funziona?

C’è da fare una piccola differenza tra la versione standard e la versione Drive, in quanto quest’ultima permette solo di usare la carta per acquistare carburante, mentre la versione standard non ha questa restrizione. Nel particolare:

• ExpendiaSmart: il dipendente fa gli acquisti con la carta prepagata MasterCard associata. Non ci sono limiti di tipologia per gli acquisti che possono essere fatti (fermo restando il plafond disponibile). La piattaforma compila in automatico la nota spese in base alla categoria degli acquisti effettuati. A fine mese oppure al rientro in sede il dipendente controlla le note e può chiedere online tramite l’apposita funzione il rimborso spese calcolato. L’azienda, controllata la nota spese, procede infine alla liquidazione di quanto deve rimborsare al dipendente;
• ExpendiaSmart Drive: il dipendente fa rifornimento pagando con la carta prepagata in una stazione di servizio a scelta. La piattaforma compila in automatico la scheda carburante. A fine mese il dipendente richiede il rimborso, che l’azienda effettuerà controllate ed approvate le schede.

Quali “vantaggi” offrono?

Il processo di semplificazione della gestione amministrativa e miglioramento della fase di controllo, avviene su diversi livelli che possiamo così riassumere:

• gestione agevolata e monitorabile passo per passo del processo che va dalla spesa fatta fino alla sua approvazione;
• eliminazione e riduzione di tutte le spese che non rientrano in quelle rimborsabili, in modo chiaro e trasparente;
• personalizzazione dei profili di spesa per ogni dipendente oppure per categoria di dipendenti, in funzione delle necessità dettate dai differenti ruoli;
• recupero agevolato dell’Iva relativa al rifornimento del carburante;
• semplificazione nella fase di compilazione della nota spese e riduzione di eventuali errori;
• controllo e monitoraggio delle spese anche per il dipendente tramite l’app (per Android e iOs) da scaricare gratis sul proprio smartphone e necessaria anche per richiedere il rimborso delle spese.

N.B. Per garantire la massima sicurezza anche solo per controllare il saldo delle spese e la disponibilità del plafond residuo, bisogna fare il login nell’app.

• Expense Management: modulo che permette la completa gestione dei costi e delle trasferte aziendali, con il controllo centralizzato delle varie spese fatte con le carte Mastercard;
• E-Travel Management: modulo sia di tipo pre-on che post travel per la gestione dei costi collegati alle trasferte.

(Fonte: sito ufficiale ExpendiaSmart – Data: 17 ottobre 2018)

App

Per procedere al download dell’applicazione attraverso cui gestire ExpendiaSmart è necessario innanzitutto appurare se il proprio device ottempera ai requisiti minimi di sistema che sono:

• iOS: da 9.0 in poi. Compatibile con iPhone, iPad e iPod touch;
• Android: 4.4 e successive.

Per entrambi i sistemi operativi l’app Edenred permetterà tra le altre cose di:

• caricare foto delle fatture e collegarle alle spese effettuate;
• inviare le proprie note spese;
• richiedere Fondi;
• bloccare la Carta Mastercard od ancora recuperarne il codice PIN;
• trovare le Stazioni di servizio ubicate nella zona d’interesse.

Sempre tramite app chi si occupa della contabilità e controllo delle spese potrà invece approvare, trasferire i fondi richiesti e confermare le note Spese.

(Fonte: sito ufficiale ExpendiaSmart/Google Play/iTunes – Data: 17 ottobre 2018)

Differenze tra le due carte

La principale differenza tra l’ExpendiaSmart Standard e quella Drive, come già accennato, è legata al tipo di spese che possono essere fatte con la carta prepaid Mastercard associata. Detto questo per il tipo di utilizzo e la gestione si usa la stessa app e la stessa piattaforma. Le carte ExpendiaSmart sono utilizzabili con ApplePay.

Richiesta e assistenza

Non c’è un modo per richiedere direttamente online le carte ed i servizi collegati a ExpendiaSmart. Bisogna infatti sempre passare per i consulenti della società sia per richiedere informazioni specifiche o aggiuntive che nel caso in cui si abbia bisogno di assistenza. Per contattarli è possibile chiamare il numero verde 800379163 oppure compilare il form di ricontatto.

E’ possibile fare un preventivo?

Come appena detto con ExpendiaSmart l’aspetto della consulenza è assolutamente centrale per cui non è possibile procedere ad un preventivo generico. Di contro troviamo il tool che viene messo a disposizione per la versione Drive che permette a un’azienda di calcolare in linea di massima il risparmio che può ottenere in caso di suo utilizzo. Il tool non richiede né registrazione e né login, basterà infatti accedere alla pagina dedicata sul sito ufficiale e cliccare su ‘Calcola subito il tuo risparmio’ a cui seguirà l’inserimento obbligatorio della mail (che ripetiamo non porta alla registrazione).

(Fonte: sito ufficiale ExpendiaSmart – Data: 17 ottobre 2018)